Investigazioni difensive e protezione dei dati

Durante la sua attività, l’avvocato raccoglie i dati personali dei suoi assistiti, praticanti e collaboratori (anche) esterni. Egli ricopre il ruolo di Titolare del trattamento e come tale è soggetto a una varietà di obblighi previsti dal GDPR, il Regolamento Europeo sulla Data Protection.

Quando svolge attività di rappresentanza processuale penale, oltre che alle disposizione del GDPR egli è vincolato anche da ulteriori disposizioni, che vengono richiamate dal codice deontologico.

L’art. 55 co 2, infatti, nell’occuparsi dei doveri dell’avvocato nei rapporti coi testi e le persone informate sui fatti stabilisce che il difensore, nell’ambito del processo penale, ha facoltà di procedere a investigazioni difensive nei modi e nei termini previsti dalla legge e nel rispetto delle disposizioni emanate dall’Autorità Garante per la protezione dei dati Personali.

Queste ultime trovano collocazione in un provvedimento emanato il 19 dicembre 2018: “Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”.

Le disposizioni sono vincolanti sia per il professionista titolare della difesa che per i suoi dipendenti, praticanti, sostituti processuali, nonché per i liberi professionisti che prestino assistenza o consulenza nelle investigazioni. In veste di Titolare del trattamento, egli ha l’obbligo di impartire specifiche indicazioni a ciascuno di loro, in relazione alle modalità di trattamento dei dati personali con i quali vengono a contatto nello svolgimento dell’attività richiesta.

Le norme richiedono l’adozione di particolari tutele volte a prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione o conoscenza di dati in caso di

• acquisizione, anche informale, di notizie,  informazioni e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità, o che possano comunque comportare rischi specifici per gli interessati;
• scambio di corrispondenza per via telematica;
• esercizio contiguo di attività autonome all’interno di uno studio;
• utilizzo di dati dei quali sia dubbio l’impiego lecito, anche per effetto del ricorso a tecniche invasive;
• utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi o supporti, specie elettronici (ad esempio registrazioni audio/video) o documenti (ad esempio tabulati telefonici/informatici, consulenze tecniche e perizie, relazioni redatte da investigatori…);
• custodia di materiale documentato ma non utilizzato nel procedimento e ricerche su banche dati a uso interno (specie se consultabili, anche telematicamente, da uffici del Titolare situati altrove);
• acquisizione di dati e documenti da terzi. Verificando che si abbia titolo per ottenerli;
• conservazione di atti relativi a affari definiti.

In relazione all’ultimo punto sono opportune alcune precisazioni.

La definizione di un grado di giudizio o la cessazione di un incarico non comportano automaticamente il dovere di dismettere i dati personali raccolti in relazione ad una pratica: possono essere conservati se risulti necessario per ulteriori ipotizzabili necessità difensive della parte assistita  (o del Titolare del trattamento).

Qualora la conservazione sia richiesta per rispettare un obbligo normativo (ad esempio in materia fiscale o di contrasto alla criminalità) vanno custoditi solamente i dati strettamente necessari  all’adempimento.

In caso di rinuncia del mandato o del patrocinio  la documentazione delle investigazioni debba essere consegnata al difensore che subentra nella difesa. Il provvedimento del Garante ricorda altresì che la qualità di Titolare del trattamento dell’avvocato non cessa per il solo fatto della sospensione o della cessazione dell’attività professionale e dispone che, nel caso in cui manchi un difensore che succede nella difesa, decorso un congruo termine dalla comunicazione all’assistito i documenti degli affari trattati vengano consegnati all’Ordine di appartenenza.